Rekisterinpitäjä

Nimi: Oy Botniarosk Ab
Y-tunnus: 1051319-2
Osoite: Raatihuoneenkatu 1 a 3, 64100 Kristiinankaupunki
Puhelinnumero: 01019 3400
Sähköpostiosoite: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn pääkäyttötarkoitus on jätehuollon palveluiden tarjoaminen
asiakkaalle sekä muiden kuntien välisen osakassopimuksen mukaisten ja lakisääteisten tehtävien
toteuttaminen. Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme
harjoittamista ja asiakassuhteen hoitamista varten.
Henkilötietojen käsittely perustuu Botniaroskia velvoittavaan lainsäädäntöön tai rekisteröidyn suostumukseen tai asiakkaan ja Botniaroskin väliseen sopimukseen.

Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• Palvelun toteuttamiseksi
Tähän kuuluu muun muassa asiakaspalvelu, laskutus, epäselvyyksien selvittäminen ja muu hallinnollisissa tehtävissä tapahtuva henkilötietojen käyttö.
• Asiakasviestintä, ekomaksujen laskutus
Käsittelemme henkilötietojanne sekä ekomaksujen laskuttamiseen, että neuvontamateriaalien postittamiseen (esim. seinäkalenteri)
• Tutkimusten, asiakaskyselyiden ja arvonnan järjestäminen
Käsittelemme henkilötietojanne tutkimuksiin, kilpailuihin, asiakaskyselyihin ja arvontoihin liittyen. Näitä tietoja käytetään palveluiden kehittämiseen.
• Lakien noudattaminen
Henkilötietoja saatetaan käsitellä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi liittyen toiminta-alueen kuntien jätehuoltoon. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina tällöin ovat muun muassa jätehuoltopalveluiden järjestäminen, asiakassuhteiden hoitaminen sekä asiakkaiden oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen. Näihin velvollisuuksiin kuuluvat esimerkiksi jätteen käsittely, jätteen vastaanotto ja näihin tehtäviin liittyvä laskutus ja asiakaspalvelu.

 

Tietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään
• henkilöltä itseltään hänen ilmoittaessaan tietojaan asiakaspalveluun tai käyttäessä palvelujamme
• soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa, kuten kiinteistötietojärjestelmästä, väestötietojärjestelmästä tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä.

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja

• perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, yhteystiedot kuten osoite, tarvittaessa puhelinnumero tai sähköpostiosoite. Perintätilanteissa käsittelemme myös henkilötunnuksia.
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten laskutustiedot, ja kiinteistötiedot
• tutkimuksiin, kyselyihin, ja arvontoihin liittyvät tiedot, kuten vastaukset ja yhteystiedot, sekä kampanjoissa mahdolliset videot ja valokuvat.
• muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamanne suostumuksen perusteella.

 

Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin
• se on tarpeen käsittelyn tarkoituksenmukaisen tehtävän toteuttamiseksi
• lainsäädäntö edellyttää tietoja säilyttämään.
Vanhentuneita tai tarpeettomia tietoja ei säilytetä, ja yhtiö pyrkii siihen, että säilytettävät henkilötiedot ovat ajantasaisia. Tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan vuosittain ja tiedot, joiden säilyttämiselle ei ole perustetta poistetaan.

 

Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Asiakasrekistereihin sisältyviä henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa ulkopuolisille
henkilöille ja organisaatioille seuraavasti:
• kun urakoitsijamme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti (esim. hyötykäyttöaseman hoitaja)
• erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa
• tutkimusten toteuttamiseksi lukuumme (esimerkiksi asiakaskysely)

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

Sähköiset ekomaksulomakkeet ja palautelomake

Verkkosivuillamme on sähköisiä lomakkeita, joiden avulla voi ilmoittaa muutoksista ekomaksujen pohjana oleviin tietoihin. Ilmoituksen voi tehdä myös postitse palauttamalla laskun mukana tulleen lomakkeen, soittamalla asiakaspalveluumme tai lähettämällä sähköpostia laskutuksen osoitteeseen.

Lisäksi on mahdollista lähettää palautetta, halutessaan myös anonyymisti.

Lomakkeilla kerättävät tiedot eivät tallennu verkkosivuillemme, vaan ne ohjautuvat ekomaksulomakkeilta laskutuksen sähköpostiin, ja palautteet asiakaspalvelun sähköpostiin.

 

Vierailu verkkosivuilla

Sivustomme on kaikille avoin, eikä verkkosivujen selaaminen edellytä rekisteröintiä. Sivustolla käytetään vain niiden toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Tietoja kävijöistä kerätään vain edellä mainittujen lomakkeiden kautta.

 

Rekisterin suojaus

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.

 

Rekisteröidyn oikeudet

Teillä on oikeus saada tieto henkilötietojenne käsittelystä, oikeus tarkistaa itseänne koskevat rekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Teillä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojenne poistamista. Huomaattehan kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, joita tulee säilyttää esim. kirjanpitolain mukaisesti, ei voida poistaa. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna Botniaroskille.

Tarkastusoikeus on maksuton enintään kerran vuodessa toteutettuna.